Arkib Negara: Aksara Kedaulatan Negara

Ketika mengambil keputusan untuk menyertai Arkib Negara Malaysia dua dekad yang lalu, saya telah didedahkan dengan pelbagai maklumat dan sumber serta kerja-kerja lapangan penyelidikan di institusi ini. Mungkin bagi anda di luar sana, arkib hanyalah sebuah tempat yang menyimpan segala khazanah dokumen dan fail berkaitan dengan kerajaan dan sudah pastilah pihak tertentu sahaja yang memahami dan mengambil berat perkara berkaitan dengan arkib, manakala yang lain lebih selesa melayari media sosial sambil meneliti apa-apa yang diperbahaskan oleh khalayak sohor kini.

Demikianlah saya dan rakan-rakan saya di arkib. Kami tidaklah sepopular agensi yang sebumbung dengan kami di bawah Kementerian Pelancongan, Seni dan Budaya Malaysia kerana sifat arkib itu sendiri yang difahami oleh umum adalah sebagai urusan rasmi. Istilah urusan rasmi ini sudah pasti memberikan manifestasi jurang antara bidang arkib dan masyarakat umum.

Namun begitu, sejak sedekad belakangan ini, arkib sudah mesra dengan masyarakat umum dan kehadiran arkib bukan hanya untuk memantau dan mengendalikan rekod kerajaan sahaja, tetapi pendekatan program yang bersifat lebih santai dan mesra pelanggan. Arkib juga telah membuka ruang untuk masyarakat lebih memahami arkib, dan sesetengah pihak mula menyedari arkib kini adalah sebahagian daripada nadi kehidupan mereka.

Untuk makluman, Arkib Negara Malaysia telah ditubuhkan pada 1 Disember 1957 sebagai Pejabat Rekod Awam. Kemudian dikenali sebagai Arkib negara Malaysia pada tahun 1963. Pada tahun 1966, Akta Arkib Negara No. 44 telah diluluskan oleh Parlimen Malaysia. Pada tahun itu juga, bangunan Arkib Negara Malaysia di Petaling Jaya, Selangor telah dirasmikan manakala pada tahun 1982, bangunan baharu Arkib Negara Malaysia telah berpindah di Jalan Duta, Kuala Lumpur. Pada tahun 2003, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) telah diluluskan dan selanjutnya pada 2004, Arkib Negara Malaysia telah diletakkan di bawah pemantauan oleh Kementerian Kebudayaan, Kesenian dan Warisan Malaysia.

Sejarah di sebalik penubuhan institusi ini sudah pasti merujuk pengurusan rekod pentadbiran kerajaan yang mematuhi MS ISO 9001:2015. Wawasan arkib sebagai peneraju pengurusan rekod dan pentadbiran arkib yang inklusif amat penting difahami oleh pentadbir awam dan masyarakat. Melalui misi yang jitu, arkib akan memastikan tadbir urus rekod yang efisien dan efektif melalui teknologi terkini dapat direalisasikan impaknya demi kepentingan negara dan kemakmuran bersama.

Pada awal penubuhannya, arkib memberikan tumpuan kepada fungsi untuk memberikan khidmat nasihat dan rundingan kepada jabatan-jabatan kerajaan tentang etika dan langkah pengurusan rekod awam yang mapan, sistematik dan berkesan demi menjamin pemeliharaan rekod awam yang selamat.

Arkib juga bertanggungjawab mengesan, mengumpul, menyimpan dan memelihara sebarang rekod dan maklumat yang mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah yang tinggi sebagai khazanah warisan negara Malaysia.

Perkara ketiga yang menjadi fokus adalah dengan menyediakan kemudahan rujukan dan penyelidikan serta pendokumentasian dalam tujuan memperlengkap maklumat mengenai sejarah tanah air. Sudah pastilah hal ini yang terpenting agar pengurusan rekod dan dokumen ini akan menjadikan arkib sebagai pusat yang akan menyebar maklumat dan ilmu bernilai sejarah untuk tatapan dan maklumat awam.

Seiring dengan perkembangan generasi Malaysia yang semakin maju, arkib juga memfokuskan objektifnya dengan meningkatkan kecekapan dan kesedaran penjawat awam mengenai Pengurusan Rekod melalui penguatkuasaan Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) untuk memastikan rekod diurus secara sistematik dan kos efektif mengikut piawaian yang telah ditetapkan seterusnya memastikan arkib memperoleh bahan arkib yang bernilai kekal disimpan dan dipelihara mengikut prinsip dan standard yang ditetapkan sebagai bahan rujukan dan warisan negara. Kemuncak kepada pelaksanaan ini adalah dengan memasyarakatkan bahan arkib melalui program advokasi bagi mempertingkatkan penghayatan sejarah negara ke arah pembentukan jati diri warga Malaysia atau kini lebih mesra disebut Keluarga Malaysia.

Demikian antara perkongsian awal saya tentang Arkib Negara Malaysia. Pepatah ada menyebut, tak kenal maka tak cinta. Apabila kita cinta, maka tumbuhlah sifat bertanggungjawab kepada diri kita sendiri dan jika dihubungkan dengan arkib sudah tentulah segala rekod dan dokumen berkaitan urusan kerajaan akan kita uruskan dengan sebaik-baiknya kerana pada masa hadapan tanpa kita ketahui bahawa rekod dan dokumen itu rupa-rupanya menjadi “nyawa” kepada negara.

Untuk pengetahuan anda, bidang arkib amat penting dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah kerajaan. Memetik sumber daripada International Council on Archives yang menyebut bahawa arkib ialah saksi masa lalu serta memberikan bukti, penjelasan dan kebenaran, baik untuk tindakan masa lalu mahupun untuk keputusan masa kini. Walaupun daripada pandangan mata kasar, rekod serta fail yang merakamkan aksara dan data pengurusan sehari-hari kita itu seperti tidak benyawa, tetapi impak daripada dokumen ini adalah sebaliknya. Inilah uniknya bidang arkib.

Hingga hari ini, arkib telah menerbitkan lebih 100 judul buku yang mengkhususkan sumber daripada bahan arkib. Daripada penerbitan buku, arkib juga berinovasi dengan kerjasama Perbadanan Filem Nasional menerbitkan kapsul Hari ini dalam Sejarah. Sudah tentu anda semua masih ingat lagi kapsul televisyen ini, dan hingga hari ini, program Hari ini dalam Sejarah kekal menjadi jenama arkib yang cukup sentimental dalam kalangan kita.

Selain itu, saya juga mendapat maklum balas daripada banyak pihak berkaitan sebuah buku terbitan Arkib Negara Malaysia yang cukup sinonim dengan perekodan visual peradaban negara Malaysia, iaitu buku yang berjudul Malaysia: A Pictorial History 1400 – 2004. Buku ini memang amat mengujakan bagi pencinta sejarah tanah air. Bagi anda yang belum pernah melihatnya lagi, saya nasihatkan anda segera berkunjung ke cawangan arkib berdekatan dengan anda!

Ibarat air menitis ke batu yang keras, akhirnya lekuk juga batu tersebut, begitulah juga usaha kita meningkatkan kesedaran sejarah dan cintakan warisan yang kita miliki sebagaimana cara arkib. Saya yakin, melalui Hari ini dalam Sejarah, kita telah disegarkan dengan fakta dan jalinan pengisahan sejarah negara yang amat berkesan.

Hingga kini, arkib memiliki 13 cawangan di seluruh negara. Selain pustaka arkib di setiap negeri, anda juga boleh mendapatkan maklumat terperinci tentang Arkib Negarawan, satu lagi perihal menarik daripada arkib yang pasti akan meningkatkan semangat nasionalisme anda.

Senario pandemik COVID-19, tidak menghalang kita untuk meneroka lebih banyak tentang arkib, anda boleh terus sahaja melayari www.arkib.gov.my, https://ofa.arkib.gov.my/portal/index.php/id/ atau Facebook Laman Rasmi Arkib Negara Malaysia.

Penulis ialah Pengarah, Arkib Negara Malaysia Negeri Johor.