Penerapan Falsafah Kaizen dalam Kalangan Masyarakat

Falsafah merupakan gabungan dua perkataan, iaitu philo yang bermaksud cinta dan sophia yang membawa maksud hikmah atau kebijaksanaan. Justeru itu, philosophia bermakna mencintai kebenaran, hikmah atau kebijaksanaan. Pythagoras merupakan individu pertama yang memperkenalkan perkataan falsafah. Beliau menjadikan falsafah sebagai suatu cara hidup bagi masyarakat Yunani pada ketika itu.

Bagi Plato, falsafah bermaksud suatu kajian tentang kebenaran, kebaikan dan sesuatu yang cantik. Al-Farabi juga menyatakan falsafah ialah cinta akan kebijaksanaan atau hikmah dan merupakan pokok segala ilmu. Menurut Kamus Dewan Perdana, falsafah ialah pengetahuan tentang pengertian yang dianggap sebagai ilmu yang tertinggi yang menjadi dasar ilmu-ilmu lain.

Kaizen (改善) berasal daripada dua huruf Kanji, iaitu Kai (改) yang bermaksud perubahan dan Zen (善) yang bermaksud baik. Oleh hal yang demikian, kaizen ialah berubah menjadi lebih baik, penambahbaikan atau berlaku peningkatan. Menurut Kamus Dewan Perdana, kaizen merupakan peningkatan yang berterusan sama ada diri, masyarakat atau organisasi demi mencapai tahap kecemerlangan yang lebih tinggi dari semasa ke semasa dalam segala usaha yang dijalankan.

Justeru itu, kaizen merupakan proses kelangsungan untuk memperbaik diri, ahli keluarga, hubungan sosial atau kerja. Nilai-nilai murni masyarakat Jepun berikut menjadi inti pati falsafah kaizen:

• Menepati masa

Masyarakat Jepun amat mementingkan masa dan temu janji. Mereka akan tiba di tempat pertemuan yang ditetapkan atau kerja tepat pada masa atau lebih awal lima hingga 10 minit. Mereka juga mematuhi setiap masa yang ditentukan oleh majikan.

• Mengutamakan kualiti

Aspek kualiti sangat ditekankan kerana berkait dengan imej organisasi. Jika sesuatu bahagian itu mengalami masalah, masalah tersebut perlu diselesaikan secepat mungkin. Ketua bahagian masing-masing akan memberitahu pekerja tentang masalah yang dihadapi. Mereka akan mencari punca dan mencadangkan penyelesaian.

Selain itu, bagi memastikan kualiti dan produktiviti mencapai sasaran, pengurusan masa adalah penting. Jika ada mesyuarat, persediaan awal harus dilakukan. Walaupun pekerja perlu mematuhi arahan dan mengikut prosedur kerja, namun mereka tetap menggalakkan perbincangan. Melalui perbincangan, segala masalah dilontarkan dan keputusan akan dibuat.

• Kerajinan yang tinggi dan kerja keras

Waktu bekerja lebih lama kerana untuk melaksanakan tugas dengan baik. Budaya rajin bekerja ini menimbulkan rasa malu sekiranya mereka pulang lebih awal daripada orang lain. Bagi mereka, pulang kerja awal menandakan sifat pemalas dalam diri seseorang. Jika melakukan sesuatu pekerjaan, mereka akan melakukan dengan serius dan hanya bersantai dengan rakan-rakan pada waktu rehat sahaja.

• Kejujuran dan ketelusan

Kejujuran dan ketelusan ini tergolong dalam sifat berintegriti dan akauntabiliti dalam sistem pengurusan dan pentabiran. Salah satu cara menilai kejujuran dan kerajinan pekerja adalah dengan sistem mencatat kehadiran ketika datang dan pulang bekerja serta mencatat waktu keluar rehat atau meninggalkan tempat kerja untuk urusan lain.

Penggunaan sistem kad perakam waktu merupakan salah satu kaedah awal untuk mencatat kehadiran bagi memastikan setiap pekerja mematuhi masa dan tempoh bekerja yang telah ditetapkan. Sistem kad perakam waktu kemudian digantikan dengan sistem yang lebih moden seperti imbasan cap jari.

• Mementingkan disiplin

Disiplin diterapkan demi memastikan setiap pekerja menjadi seorang yang patuh kepada arahan yang diberikan, menepati masa, berintegriti dan amanah dalam menjalankan tugas.

• Mementingkan kerja berpasukan dan mengelakkan sifat individualistik

Setiap individu bekerjasama dalam menyumbang idea dan kemahiran untuk membangunkan organisasi. Dalam proses kerjasama ini, nilai hormat-menghormati akan terpupuk memandangkan dalam sesebuah organisasi pasti akan ada pekerja yang muda dan lebih tua serta pekerja bawahan dan pegawai atasan. Pembinaan kerjasama berpasukan juga dipupuk melalui latihan yang diberikan oleh organisasi kepada pekerja.

• Menghargai orang lain

Budaya menghargai orang lain diamalkan sama ada dalam pekerjaan mahupun kehidupan seharian. Dalam kehidupan harian, menghargai adalah nilai positif yang menjadi pegangan masyarakat Jepun. Mereka sangat menghargai sebuah persahabatan atau perhubungan yang terjalin. Jika pertama kali berkenalan dengan orang Jepun, mereka akan menyanjung tinggi kenalan baharu tersebut. Hal ini penting untuk hubungan kerja dan sosial yang akan wujud selepas itu.

• Kebersihan

Masyarakat Jepun menjaga kebersihan secara menyeluruh bermula dengan kebersihan diri, keluarga dan komuniti. Amalan menjaga kebersihan ini diamalkan oleh semua lapisan masyarakat sehingga seorang majikan akan mengutip sendiri sampah yang beliau temui.

Falsafah kaizen yang diterapkan dalam sesebuah organisasi atau tempat kerja mampu meningkatkan mutu kerja, kualiti komunikasi teknikal, inovasi dalam penciptaan, mewujudkan pengurusan kerja yang efektif, menghadapi persaingan, berdepan dengan pasaran dan memuaskan hati pelanggan. Kaizen diguna pakai dalam semua proses meliputi pengeluaran, logistik sehinggalah rantaian bekalan. Penerapan falsafah kaizen dalam budaya kerja organisasi dapat mengurangkan jumlah penggunaan tenaga dan pembaziran serta meningkatkan produktiviti, proses dan sasaran aktiviti.

Falsafah Kaizen di Malaysia

Dalam konteks Malaysia, penerapan falsafah kaizen terutama dalam budaya kerja dilakukan melalui pengenalan Dasar Pandang Ke Timur (DPT) pada 8 Februari 1982. Melalui DPT, kerajaan mengkaji, meneliti dan memilih contoh yang terbaik dari Jepun dan Korea Selatan, kemudian diubah suai mengikut norma di Malaysia.

Kedua-dua negara tersebut dijadikan contoh kerana Jepun dan Korea Selatan merupakan negara yang pesat membangun selepas menghadapi kemusnahan akibat Perang Dunia Kedua bagi Jepun dan Perang Korea bagi Korea Selatan sehingga akhirnya mencapai status negara maju dan kuasa ekonomi dunia. Jepun yang mempunyai kelebihan sumber manusia berbanding dengan sumber lain, mampu melahirkan sumber manusia yang berkualiti melalui penerapan budaya kerja yang cemerlang.

Objektif utama DPT ialah mencontohi dan menerapkan etika kerja yang positif; mempertingkatkan pengetahuan dan kemahiran teknologi; dan mempelajari sistem pengurusan dan organisasi negara-negara maju di Timur seperti Jepun dan Korea Selatan yang dapat meningkatkan prestasi pengurusan, menyumbang ke arah pembangunan sektor awam dan swasta serta kemajuan negara.

Antara falsafah kaizen yang berjaya diterapkan dalam sektor awam dan swasta Malaysia termasuklah pengamalan konsep 5S, iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke, atau dalam bahasa Melayu dikenali sebagai sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal. Konsep 5S merupakan amalan penjagaan tempat kerja supaya lebih kemas, bersih, selesa dan selamat. Ia juga bermatlamat untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal.

1. Seiri atau pengasingan

Mengasing atau membuang barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Hal ini bagi memastikan penjimatan ruang, kawalan stok dan produk yang cekap.

2. Seiton atau susun

Menyusun barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil untuk digunakan.

3. Seiso atau sapu

Melibatkan pembersihan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk di lantai, mesin, jentera dan perkakas.

4. Seiketsu atau seragam

Memelihara taraf penjagaan dan penyusunan tempat kerja yang sentiasa dipertingkatkan dari semasa ke semasa.

5. Shitsuke atau sentiasa amal

Merupakan latihan untuk para pekerja agar mematuhi peraturan organisasi dan kebersihan sepanjang masa.

Kerajaan turut menyusun pelbagai strategi dan program bagi meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan penghasilan kerja yang lebih baik. Antaranya termasuklah perubahan struktur, sikap, latihan dan kursus. Perubahan struktur merangkumi kad perakam waktu kerja, penggunaan tanda nama, penubuhan pasukan meningkatkan mutu kerja, konsep pejabat terbuka, perkhidmatan kaunter atau pembayaran bil setempat serta fail meja dan manual prosedur kerja.

Program perubahan sikap pula membabitkan perkhidmatan cemerlang seperti pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang dan Pingat Perkhidmatan Cemerlang, konsep Bersih, Cekap dan Amanah yang dilancarkan pada April 1982 selain Kepimpinan Melalui Teladan pada 19 Mac 1983.

Program latihan dan kursus yang dijalankan di bawah DPT bertujuan untuk melatih pekerja dalam bidang teknikal, memberi peluang kepada pelajar-pelajar Malaysia untuk menuntut ilmu sains dan teknikal,  menyediakan peluang latihan teknikal lanjutan pada pelajar lepasan SPVM dan Politeknik, selain mempelajari kaedah pengurusan dan pentadbiran kerajaan dan swasta di Jepun dan Korea Selatan. Kerajaan juga menggalakkan sektor swasta di Malaysia untuk mempraktikkan beberapa amalan institusi yang telah membawa kejayaan kepada Jepun.

Kerajaan mahu mengubah sikap dan tabiat bekerja dalam kalangan penjawat awam yang selama ini disinonimkan dengan ungkapan negatif seperti makan gaji buta, suka mengular dan malas supaya menjadi lebih berdisiplin dan berdedikasi terhadap tugas masing-masing. Pelaksanaan program yang berkaitan dapat mengesan sama ada terdapat pegawai yang ponteng bekerja atau datang lewat ke pejabat.

Jika terdapat pegawai yang tidak mengikut peraturan, mereka akan dikenakan tindakan disiplin termasuk digantung tugas atau dibuang kerja. Sistem pengurusan masa gaya Jepun juga cuba diterapkan dalam sektor awam. Pengurusan masa dengan bijak menjadi salah satu faktor kejayaan kepada sesebuah organisasi.

Cabaran Penerapan Falsafah Kaizen

Falsafah Kaizen yang cuba diterapkan melalui DPT hanya diamalkan ketika berada di tempat kerja sahaja. Rata-rata masyarakat Malaysia tidak mengamalkannya setelah pulang ke rumah. Sebagai contohnya, amalan kebersihan yang menjadi sebahagian budaya Jepun tidak diamalkan sepenuhnya oleh masyarakat Malaysia.

Terdapat tandas awam di negara ini yang kotor dan berbau busuk kerana sikap pengguna yang tidak menjaga kebersihan. Manakala sampah sarap dibuang merata-rata walaupun tong sampah disediakan. Hal ini menunjukkan bahawa amalan 5S hanya dipraktikkan di tempat kerja sahaja.

Konsep Bersih, Cekap dan Amanah juga berdepan cabaran apabila terdapat dalam kalangan masyarakat khususnya penjawat awam yang terlibat dengan rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan wang. Bagi tempoh Januari hingga Oktober 2023, Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) telah menahan 397 penjawat awam yang terlibat rasuah.

Pada tahun 2022 pula, 323 penjawat awam ditahan, manakala tahun 2021 sebanyak 411 orang, tahun 2020 sebanyak 467 orang, dan tahun 2019 sebanyak 525 orang. Kepimpinan Melalui Teladan turut tercabar dengan kes-kes rasuah yang membabitkan pemimpin negara, parti politik dan masyarakat. Korupsi yang berlaku ternyata menguji keberkesanan penerapan falsafah kaizen sepanjang empat dekad pelaksanaannya.